GDPR a vizitky, maily či telefonáty

28 Január 2019

GDPR a vizitky, maily či telefonáty

Nařízení GDPR zamotalo hlavu i marketérům a obchodníkům v B2B segmentu. Chcete vědět jak je to s obvolávání potenciálních zákazníků bez předchozího kontaktu (cold calling), jak nakládat s vizitkami z veletrhu nebo zda je možné představit své služby a požádat o schůzku emailem? Tak čtěte dál. Úřad pro ochranu osobních údajů naštěstí nedávno neoficiálně nastínil, jak v B2B komunikaci postupovat, abyste se vyhnuli postihu.

Potřebuji souhlas na kontaktování zákazníků B2B?

Stejně jako u každého typu marketingové komunikace není vždy nutný souhlas, protože není jediným právním základem pro zpracování. Je na vás, abyste určili nejlepší právní základ pro každou zpracovatelskou činnost a dokumentovaly, proč přesně byla zvolena. Souhlas může být nejlepším základem pro vaše iniciativy v oblasti elektronického marketingu, protože budete muset zajistit, aby byly v souladu s nařízeními o soukromí a elektronických komunikacích.

Dalším právním základem je oprávněný zájem. Tento konkrétní základ může být použit v situacích, ve kterých můžete dokázat, že používáte údaje jednotlivce způsobem, který může rozumně očekávat. Oprávněný zájem je nejpružnější základ pro zpracování, ale nemůžete očekávat, že bude nejvhodnější. Může se použít v situacích, kdy se snažíte informovat stávající klienty, zákazníky o službách, produktech, které jste poskytli, o kterých můžete rozumně předpokládat, že by byly pro ně relevantní.

Oslovení emailem

Chcete navázat spolupráci s jinou firmou a oslovit přímo konkrétní osobu, jejíž email jste našli na webu nebo v jiné veřejně přístupné databázi? Měli byste se držet těchto dvou pravidel:

Buďte osobní. V žádném případě takto neposílejte hromadný email. Z vaší komunikace musí být jasné, že je daný email určen právě této konkrétní osobě nebo firmě a že takto neoslovuje zároveň padesát dalších společností se stejným zaměřením. A pozor, potenciálního zákazníka občas lze oklamete automatizovanou personalizací pomocí chytrých e-mailingových programů, úřad ale podobné triky tolerovat nebude.
Nespamujte a neukládejte do databáze bez souhlasu. Představte sebe, svou společnost, své služby, nabídněte setkání apod., zkrátka, prodejte se, jak nejlépe umíte. Klidně vzpomeňte i možnost pravidelného zasílání užitečných informací. Newslettery svévolně neposílejte ani na obecné emailové adresy, které máte z veřejných zdrojů. To už je podle úřadu "přes čáru" a nemusí nutně jít o osobní údaj, a tedy o GDPR.

Co s vizitkami?

Nebojte, neodzvonilo jim. Pozor ale na to, co s nimi děláte, ať už jste je dostali na osobní schůzce nebo například na veletrhu. Evidovat tyto kontakty ve vašem CRM je váš oprávněný zájem, ale začít jim zahlcovat emailovou schránku vašimi newslettery je nevhodné. Smyslem vizitek je dát si na sebe kontakt, abyste věděli, kam napsat a zavolat. Zachovejte si osobní přístup, napište například email, jaké milé bylo vaše setkání a zeptejte se, zda touží po pravidelných užitečných informacích z vašeho oboru. Nezapomeňte je odkázat na kompletní znění souhlasu. A souhlas pak evidujte pro případnou kontrolu.

Cold calling

Volání na tzv. studené kontakty je asi nejcitlivější záležitost. Právě na nevyžádané telefonáty chodí nejvíce stížností. Jasněji by v této oblasti mělo udělat plánované nařízení ePrivacy, které je ale zatím v nedohlednu. Než začne platit, doporučujeme řídit se podobnými pravidly, jako v případě zasílání emailů. Nemusíte se bát zvednout sluchátko, zavolat do několika pečlivě vytipovaných firem a představit se. Určitě se ale vyhněte kobercovým náletem s využitím call center a rozsáhlých databází.

Stručně řečeno segmentujte, personalizujte, nespamujte a používejte selský rozum. Většinou platí, že pokud budete komunikovat tak, aby vám to fungovalo z marketingově-obchodního hlediska, bude vám to pravděpodobně fungovat i z toho právního.