Hlavní stránka
Aktuální novinky
Ukončili jste pracovní poměr? Co o vás může zaměstnavatel uchovávat.

Ukončili jste pracovní poměr? Co o vás může zaměstnavatel uchovávat.

28 Október 2018

Ukončili jste pracovní poměr? Co o vás může zaměstnavatel uchovávat.

Jednou z novinek nařízení GDPR je i právo na výmaz osobních údajů. V některých případech to však neplatí. Existují i situace, kdy to není možné a údaje musí být jednoduše archivovány. Jak je to v případě, když jste ukončili pracovní poměr? Jaké údaje potřebuje zaměstnavatel uchovávat i po skončení pracovního poměru?

Velké rozšíření práv pro zaměstnance

První věc, kterou každý zaměstnavatel potřebuje vědět o GDPR je to, že výrazně rozšiřuje práva a ochranu informací osobně identifikovatelných občanů EU bez ohledu na to, kde mohou být tyto údaje. Zákon rozšiřuje dosah mimo hranice EU na každou společnost, která zpracovává osobní údaje občanů EU. Pod zpracováním údajů můžeme chápat vše od přijímání životopisů, přes archivaci emailů až po provádění recenzí výkonnosti zaměstnanců a další. A předtím, než se mohou osobní údaje zpracovávat, musí být nejprve dán souhlas.

Co může zaměstnavatel zpracovávat?

Během trvání pracovního poměru zaměstnavatel zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců a prakticky se tomu nedá vyhnout. V některých případech je to dokonce jeho povinností. Například při plnění zákonných povinností, jako je registrace do zdravotní pojišťovny. Na to nepotřebuje zaměstnavatel žádný souhlas.

Zaměstnavatel by však neměl zjišťovat ani uchovávat údaje, které nesouvisí s pracovním poměrem. Vždy záleží na tom, jak zaměstnavatel potřebu takových informací věrohodně zdůvodní. Pokud například uchazeč o zaměstnání pošle svůj životopis firmě a nebude vybrán na dané pracovní místo, je třeba tento životopis zkratovat, pokud uchazeč vysloveně nesouhlasí s tím, že jeho kontakt zůstane v databázi pro budoucí využití.

Během trvání pracovního poměru zaměstnance jsou zpravidla všechny jeho osobní údaje, které zaměstnavatel během doby trvání pracovního vztahu shromáždil, součástí osobního spisu.

Skončení pracovního poměru

A nyní k podstatě. Co když se pracovní poměr ukončí? Jaká jsou práva zaměstnance a povinnosti zaměstnavatele?

Při ukončení pracovního poměru musí zaměstnavatel automaticky vymazat údaje o rodinných příslušnících zaměstnance, které potřeboval k poskytování zaměstnaneckých benefitů.
Také by měl zrušit jeho pracovní email a pracovní telefonní číslo. Případně nastavit automatickou odpověď, že zaměstnanec již ve firmě nepracuje a mohou se obrátit na jinou osobu.
Co však zaměstnavatel může po ukončení pracovního poměru o zaměstnanci zachovávat jsou údaje, které se týkají mzdové agendy a údaje vztahující se k daňové povinnosti zaměstnance.
O rozsahu vymazaných a nadále uchovávaných údajů při ukončení pracovního poměru musí zaměstnavatel písemně informovat zaměstnance. Je důležité zmínit, že pokud skončí účel zpracování osobních údajů, je vhodné je vymazat.

Shrneme si to

Ačkoli má každý podnikatel z pozice zaměstnavatele zájem, aby ochránil svůj majetek a zdraví svých zaměstnanců, ve většině případů si ani neuvědomuje, že právní předpisy mu v této oblasti ukládají množství povinností, které se musí striktně dodržovat.

Oblast ochrany osobních údajů je bohužel v dnešní době ze strany zaměstnavatelů stále zanedbávána a ve světle dalších pracovněprávních problémů ji staví až na jedno z posledních míst. Zaměstnavatelé by proto měly této oblasti věnovat větší pozornost, a to s ohledem na nové nařízení GDPR.